Як автоматизація договорів допомагає уникнути дублювання рахунків і актів
Робота з договорами не закінчується після їх підписання. На основі кожного договору потрібно вчасно сформувати рахунок, підготувати акт, перевірити реквізити та проконтролювати оплату. Саме на цьому етапі найчастіше виникають дублікати документів і зайва ручна робота.
Чому з’являються дублікати документів?
Дублювання рахунків і актів найчастіше виникає не через неуважність окремого працівника, а через відсутність єдиного порядку роботи з документами.
Документи зберігаються в різних місцях
Рахунки й акти можуть знаходитися в окремих папках, таблицях, електронних листах або на комп’ютерах різних працівників.
З документами працюють кілька людей
Один працівник уже сформував рахунок, але інший цього не бачить і створює ще один документ за тим самим договором.
Не контролюються розрахункові періоди
Акт або рахунок можуть повторно сформувати за той самий місяць, квартал чи інший період.
Документи копіюються вручну
Працівник копіює попередній рахунок або акт і змінює лише дату. У документі можуть залишитися старі реквізити, суми або назви послуг.
Договір стає основою для всіх документів
У сучасній системі обліку договір — це не просто окремий файл. Він містить параметри, які використовуються для подальшого формування рахунків, актів та контролю оплат.
Які дані можуть зберігатися в договорі
- контрагент;
- вид послуги або номенклатура;
- вартість;
- строк дії договору;
- періодичність нарахувань;
- порядок оплати;
- відповідальна особа;
- інші необхідні реквізити.
На підставі цих даних система формує документи без повторного введення інформації.
Як автоматизація запобігає дублюванню
Перевірка перед створенням
Перед формуванням нового документа можна перевірити, чи вже існує рахунок або акт за цим договором і розрахунковим періодом.
Зв’язок між документами
Договір, рахунок, оплата та акт пов’язуються між собою. Працівник бачить повну історію операції в одному місці.
Контроль статусів
Статуси показують, чи документ лише підготовлено, уже надіслано, оплачено, підписано або скасовано.
Перевірка документа перед повторним формуванням
Одна з головних переваг автоматизованого обліку — можливість швидко перевірити, чи не було вже створено аналогічний документ.
Що можна враховувати під час перевірки
- номер договору;
- контрагент;
- вид послуги;
- розрахунковий період;
- сума документа;
- статус раніше створеного рахунку або акта.
Єдиний ланцюжок роботи з договором
Коли документи зберігаються окремо, працівникам доводиться вручну з’ясовувати, який рахунок належить до конкретного договору, чи була проведена оплата та чи сформовано акт.
Послідовність роботи з документами
Договір
Рахунок
Оплата
Акт
У картці договору можна побачити, які документи вже створені, за який період, на яку суму та в якому вони статусі.
Автоматичне формування рахунків і актів
Для регулярних послуг документи часто потрібно створювати щомісяця, щокварталу або відповідно до іншого визначеного графіка.
Ручна робота
- знайти потрібний договір;
- відкрити попередній рахунок;
- скопіювати документ;
- змінити дату та період;
- перевірити суму й реквізити;
- окремо створити акт;
- зберегти документи у відповідній папці.
Автоматизований процес
- система використовує дані договору;
- враховує номенклатуру та суму;
- визначає потрібний період;
- формує рахунок і акт;
- працівник перевіряє результат;
- документи зберігаються у зв’язку з договором.
Контроль статусів документів
Створення рахунку ще не означає, що операцію завершено. Документ може бути підготовлений, надісланий контрагенту, оплачений, скасований або замінений.
Чернетка
Сформовано
Надіслано
Оплачено
Акт підписано
Скасовано
Завдяки статусам кожен працівник бачить, що вже зроблено з документом і яку дію потрібно виконати далі.
Швидкий пошук рахунків і актів
Навіть за наявності автоматизації іноді потрібно швидко знайти конкретний документ або перевірити, чи не був він створений раніше.
Пошук за документами
- номер документа;
- дата створення;
- сума;
- розрахунковий період.
Пошук за контрагентами
- назва контрагента;
- номер договору;
- вид послуги;
- статус документа.
Що змінюється у щоденній роботі
Менше помилок
Дані підтягуються з договору, тому реквізити й суми не потрібно щоразу вводити вручну.
Економія часу
Замість копіювання документів працівник перевіряє вже сформований рахунок або акт.
Єдина історія
Договір, документи та оплати зберігаються як один пов’язаний ланцюжок.
Швидкий пошук
Потрібний документ можна знайти за реквізитами, контрагентом, сумою або періодом.
Менше дублів
Перед створенням нового документа можна перевірити, чи вже існує рахунок або акт за відповідний період.
Контроль взаєморозрахунків
Працівник бачить нарахування, оплати, документи та актуальний стан розрахунків.
Автоматизація документів у БУХЛІК
Як це працює в БУХЛІК
У БУХЛІК рахунки та акти можна формувати безпосередньо на основі договорів. Система використовує налаштування договору, номенклатуру та визначену періодичність створення документів.
Первинні документи пов’язуються з відповідними договорами, оплатами та взаєморозрахунками. Завдяки цьому користувач працює не з окремими файлами, а з повною історією співпраці з контрагентом.
Пошук за реквізитами, контрагентами, сумами та іншими параметрами допомагає швидко знайти потрібний документ і перевірити, чи не був він сформований раніше.
Підсумок
Дублювання рахунків і актів найчастіше є наслідком ручного введення даних, розрізненого зберігання документів та відсутності контролю за періодами і статусами.
Автоматизація договорів допомагає усунути ці проблеми: документи створюються на основі узгоджених даних, зберігаються у зв’язку з договором і можуть бути перевірені перед повторним формуванням. Це зменшує кількість помилок, прискорює роботу бухгалтерії та забезпечує порядок у документах і взаєморозрахунках.
Подібні матеріали
7 типових помилок в обліку оплати за навчання та як їх виправити
Облік оплати за навчанняРозрізнені таблиці, невизначені платежі та несвоєчасно оновлені дані можуть створити плутанину навіть у добре організованій бухгалтерії. Нижче — сім поширених помилок і практичні способи їх уникнути.Чому це важливоПомилки в обліку призводять до зайвої ручної роботи, некоректних повідомлень про борг, складнощів під час звірки
Як організувати облік зарплати у закладі освіти: працівники, табелі, нарахування, виплати
ЗАРПЛАТА ТА КАДРИ В БУХЛІКЯк організувати облік зарплати у закладі освіти: працівники, табелі, нарахування, виплатиНарахування заробітної плати у закладі освіти — це не одна операція наприкінці місяця, а послідовний процес, у якому пов’язані кадрові дані, графіки роботи, табелі, види нарахувань, утримання та фактичні виплати.Коли інформація зберіга
7 типових помилок в обліку оплати за навчання та як їх виправити
Облік оплати за навчанняРозрізнені таблиці, невизначені платежі та несвоєчасно оновлені дані можуть створити плутанину навіть у добре організованій бухгалтерії. Нижче — сім поширених помилок і практичні способи їх уникнути.Чому це важливоПомилки в обліку призводять до зайвої ручної роботи, некоректних повідомлень про борг, складнощів під час звірки
Коментарі
Думки та враження читачів про матеріал
Ще немає коментарів
Будьте першим, хто долучиться до обговорення.
Залишити коментар
Поділіться думкою коректно та по суті.