Відстеження замовлень у Бухлік

Контроль замовлення від створення до виконання 

Уся інформація про замовлення в одному місці

Функція «Відстеження замовлення» у Бухлік допомагає контролювати оплату, відвантаження, пов’язані документи, залишок боргу та поточний стан роботи із клієнтом.

Навіщо потрібне відстеження замовлення

Робота із замовленнями потребує постійного контролю. Працівникам потрібно знати, чи виставлено рахунок, яку суму вже сплатив клієнт, що фактично відвантажено, які документи оформлено та чи залишилася заборгованість.

Якщо ці дані зберігаються в різних журналах або перевіряються вручну, менеджер змушений уточнювати стан оплати в бухгалтерії, бухгалтер — шукати банківські й касові документи, а керівник не може швидко отримати актуальну картину виконання замовлення.

Бухлік об’єднує всі операції навколо одного замовлення та дозволяє контролювати його шлях від моменту створення до повної оплати й завершення відвантаження.

Що показує Бухлік

Сума замовлення

Загальна вартість товарів або послуг.

Оплачено

Сума надходжень у касу та на банківський рахунок.

Відвантажено

Вартість товарів або послуг за накладними й актами.

Залишок боргу

Різниця між сумою замовлення та отриманою оплатою.

Також у замовленні відображаються контрагент, договір, організація, відповідальна особа та поточний статус виконання.

Як працює відстеження замовлення

Працівник створює замовлення клієнта, зазначає контрагента, організацію, договір, номенклатуру, кількість, ціну та відповідальну особу.

Після цього безпосередньо на підставі замовлення можна створювати пов’язані документи:

Рахунок на оплату
Надходження в касу
Надходження на рахунок
Видаткова накладна
Акт виконаних робіт
Замовлення постачальнику

Система зберігає зв’язок між замовленням і кожним створеним документом. Після реєстрації оплати або відвантаження показники виконання перераховуються автоматично.

Вкладка «Відстеження»

Показує документи та операції, які пов’язані із замовленням.

  • Чи створено рахунок.
  • Чи зареєстровано оплату.
  • Чи оформлено накладну або акт.
  • Які етапи ще потрібно виконати.

Вкладка «Виконання»

Узагальнює фінансовий і документальний стан замовлення.

  • Загальна сума замовлення.
  • Отримана оплата.
  • Сума відвантаження.
  • Поточний залишок боргу.
Зручність для клієнта 

Клієнт побачить актуальний статус без входу в систему

Бухлік дозволяє надати клієнту спеціальне посилання для перегляду актуального стану замовлення без авторизації та доступу до внутрішньої облікової системи.

Клієнт може самостійно перевірити інформацію у зручний час, не телефонуючи менеджеру та не звертаючись до бухгалтерії.

За посиланням клієнт може переглянути:

Поточний статус На якому етапі перебуває замовлення. 

Стан виконання Що вже виконано та що ще заплановано. 

Інформацію про оплату Отриману суму та залишок заборгованості. 

Дані про відвантаження Інформацію про товари або надані послуги. 

Основні переваги для підприємства

Менеджеру, бухгалтеру або керівнику не потрібно переглядати декілька журналів. Замовлення об’єднує рахунки, оплати, накладні, акти, дані контрагента та стан виконання.

Бухлік автоматично розраховує отриману оплату, суму відвантаження та залишок боргу на підставі пов’язаних документів.

Пов’язані документи створюються на підставі замовлення. Дані контрагента, номенклатура, кількість, ціна та сума переносяться автоматично.

У замовленні зазначається відповідальний працівник. Керівник бачить, хто супроводжує клієнта та контролює виконання операції.

Клієнт самостійно переглядає актуальний статус за посиланням. Менеджери та бухгалтерія витрачають менше часу на однотипні телефонні дзвінки й повідомлення.

Прозорий доступ до статусу замовлення покращує обслуговування та демонструє клієнту організований підхід до виконання домовленостей.

Приклад використання

1

Створення замовлення

Менеджер створює замовлення клієнта на суму 50 000 грн та зазначає відповідальну особу.

2

Отримання часткової оплати

Клієнт перераховує 30 000 грн. Бухлік показує залишок боргу — 20 000 грн.

3

Часткове відвантаження

Підприємство оформлює видаткову накладну на 25 000 грн. Сума відвантаження автоматично з’являється у виконанні замовлення.

4

Перегляд статусу клієнтом

Клієнт переходить за спеціальним посиланням і самостійно перевіряє стан оплати та виконання без входу в Бухлік.

Завершення замовлення

Після остаточної оплати та відвантаження система показує повне виконання замовлення.

Кому буде корисна функція

Підприємствам, які продають товари.
Організаціям, що надають послуги.
Бухгалтерам і фінансовим працівникам.
Менеджерам із продажу.
Закладам освіти з платними послугами.
Керівникам підприємств та установ.

Контролюйте кожне замовлення разом із Бухлік

Менше ручної роботи, швидше оформлення документів, актуальні показники для працівників і зручний перегляд статусу для клієнта без входу в систему.

Обрати ліцензію 

Ключові можливості

  • Автоматичний облік оплат.
  • Контроль відвантаження.
  • Розрахунок залишку боргу.
  • Створення пов’язаних документів.
  • Контроль відповідальних осіб.
  • Перегляд статусу клієнтом.

Статус без авторизації

Клієнт отримує спеціальне посилання та переглядає актуальну інформацію без входу в облікову систему.

Результат

Бухлік перетворює замовлення на єдиний центр контролю операції.

Працівники витрачають менше часу на перевірку документів, а керівництво та клієнти отримують актуальну інформацію про виконання.

Загальнонаціональна хвилина мовчання за загиблими внаслідок збройної агресії рф проти України
60