Закупівля – це не одна операція. Спочатку бізнес домовляється з постачальником, визначає товари, кількість і вартість, потім отримує продукцію та проводить оплату. Якщо кожен етап ведеться окремо, бухгалтеру доводиться вручну звіряти, що замовили, що реально отримали та за що вже заплатили.

У БУХЛІК закупівлю можна будувати як послідовний ланцюжок документів: замовлення постачальнику стає основою для подальшого отримання товарів і оформлення оплати.

Перший етап – зафіксувати, що саме планується придбати та в кого. У БУХЛІК для цього передбачений окремий документ «Замовлення постачальнику».

У замовленні можна визначити основні параметри закупівлі:

Замовлення має містити не лише назву постачальника, а й конкретний перелік номенклатури. Для кожної позиції в БУХЛІК можна вказати кількість та ціну, а сума розраховується на їх основі.

Замовлення показує, що бізнес планує придбати. Але складські залишки повинні змінюватися на підставі фактичного отримання.

При цьому система використовує номенклатуру та кількість із базового документа, що зменшує потребу повторно вводити ті самі позиції вручну.

Закупівля завершується не отриманням товару, а фінансовим розрахунком із постачальником.

У БУХЛІК на підставі замовлення постачальнику передбачене створення документів оплати двома способами:

Це три різні події. Замовлення показує намір придбати, прибуткова накладна – фактичне отримання, а документ витрати – рух коштів. Коли ці етапи оформлюються окремими, але пов’язаними документами, легше розуміти реальний стан закупівлі.

Закупівля – це послідовність пов’язаних операцій

Коли замовлення, отримання та оплата ведуться як окремі, але пов’язані етапи, бухгалтеру простіше контролювати роботу з постачальниками та не переносити одні й ті самі дані вручну між документами. У БУХЛІК замовлення постачальнику може стати основою для прибуткової накладної та документів оплати.