Чекліст впровадження хмарної бухгалтерії: що підготувати перед стартом

1. Користувачі та доступи

• Складіть список бухгалтерів та інших співробітників.

• Визначте, кому потрібен постійний або періодичний доступ.

• Додайте керівника, фінансового директора чи зовнішнього бухгалтера, якщо потрібно.

• Перевірте актуальність контактних даних.

2. Бухгалтерська база

• Визначте, яку базу або кілька баз потрібно перенести.

• Перевірте, чи відкривається база без помилок.

• Зробіть актуальну резервну копію.

• Приберіть тестові та застарілі копії.

3. Конфігурація та інтеграції

• Запишіть назву та версію бухгалтерської програми.

• Зафіксуйте версію конфігурації.

• Перелічіть нетипові доопрацювання та зовнішні обробки.

• Перевірте інтеграції з банками, CRM, касами та сервісами звітності.

4. КЕП та сертифікати

• Перевірте, де зберігаються ключі КЕП.

• Переконайтеся, що відомі паролі до ключів.

• Перевірте строк дії сертифікатів.

• Визначте користувачів, яким потрібне підписання документів.

5. Обладнання

• Принтери та сканери.

• Банківські токени та USB-ключі.

• Сканери штрихкодів і торговельне обладнання.

• Інші спеціалізовані пристрої.

Все критичне обладнання варто перевірити до дня запуску.

6. Інтернет і мережа

• Перевірте стабільність інтернету на робочих місцях.

• Оцініть якість Wi-Fi.

• Для критичних місць підготуйте резервний канал.

• Перевірте VPN, фаєрволи та корпоративні обмеження.

7. Структура прав

• Хто має доступ до кожної бази?

• Чи всі користувачі можуть бачити всі компанії?

• Кому потрібні адміністративні права?

• Хто відповідає за створення та блокування користувачів?

8. Дата переходу

• Визначте день і час перенесення.

• Погодьте момент зупинки роботи зі старою базою.

• Попередьте співробітників про технологічне вікно.

• Не плануйте міграцію перед критичними строками звітності.

9. Відповідальна особа

• Призначте одного координатора з боку компанії.

• Надайте йому можливість швидко погоджувати доступи.

• Визначте, хто ухвалює рішення у нестандартних ситуаціях.

10. Перевірка після міграції

• Увійдіть під обліковими записами користувачів.

• Відкрийте всі перенесені бази.

• Перевірте документи, довідники та звіти.

• Перевірте друк, КЕП, банки та зовнішні сервіси.