Знати, скільки товару колись закупили, недостатньо. Для щоденної роботи важливо розуміти, що реально має залишатися на складі після всіх надходжень, переміщень, видач і списань. Саме тому складський облік потрібно будувати не навколо однієї таблиці із залишками, а навколо послідовних операцій руху товарів.

У БУХЛІК залишок формується через складські документи. Тобто для контролю запасів важливо своєчасно оформлювати кожне надходження, вибуття та переміщення, а потім періодично звіряти облікові дані з фактичною наявністю.

Товар з’являється на складі не тому, що його просто додали до списку. Надходження повинно бути оформлене відповідним документом.

Якщо товар фактично залишив склад, але в обліковій системі ця операція не відображена, залишок одразу стає некоректним.

У БУХЛІК для різних сценаріїв вибуття передбачені видаткові накладні та окремі документи списання запасів.

Якщо товар переходить з одного складу на інший, його загальна кількість у бізнесі не змінюється. Змінюється лише місце зберігання.

Це дозволяє бачити залишки саме там, де товар фактично знаходиться, не оформлюючи внутрішнє переміщення як нове надходження чи списання.

Обліковий залишок показує, що має бути на складі за документами. Але періодично його потрібно порівнювати з тим, що є фактично.

У БУХЛІК передбачена складська інвентаризація, яку можна заповнити обліковими залишками, а потім внести фактичну кількість.

Якщо фактичний залишок не збігається з обліковим, правильний підхід – знайти причину розбіжності та оформити відповідну операцію. Просте ручне виправлення цифри руйнує зв’язок між залишком і документами, які пояснюють, звідки цей залишок взявся.

Точний залишок – результат правильно оформленого руху товарів

Контроль складу починається не зі звіту про залишки, а з дисципліни оформлення кожної операції. Якщо надходження, переміщення, видача та списання відображаються вчасно, БУХЛІК може показувати актуальну картину запасів, а інвентаризація допомагає перевірити її на практиці.