Спочатку підготуйте Excel

Якість перенесення залежить і від вихідної таблиці. Перед імпортом варто привести її до простої та передбачуваної структури.

• приберіть порожні рядки між записами;

• не залишайте додаткові заголовки всередині таблиці;

• перевірте різні варіанти написання однакових назв;

• приберіть очевидні дублікати у вихідному файлі;

• не використовуйте об’єднані клітинки для основних даних.

Звірте заголовки колонок

Для довідника БУХЛІК показує доступні для імпорту поля. Це допомагає ще до завантаження зрозуміти, які дані очікує система.

Тобто структуру файлу можна підготувати відповідно до реальних полів конкретного довідника, а не переносити всю таблицю «як є».

Визначте, що вважати дублем

Це один із ключових етапів імпорту. Якщо просто додати всі рядки Excel як нові, у довіднику можуть з’явитися повторні записи.

Завдяки цьому система може відрізняти новий запис від того, який уже існує і, залежно від вибраного режиму, має бути оновлений.

Перевірте пов’язані довідники

Частина полів у довідниках може бути пов’язана з іншими об’єктами системи. Для таких значень під час імпорту можна використовувати ID або назву відповідного запису.

Також в інтерфейсі передбачено параметр створення відсутніх пов’язаних довідників. Використовувати його варто після перевірки назв у вихідній таблиці, щоб випадково не перенести різні варіанти одного й того самого значення.

Завантаження файлу не означає, що всі його рядки мають одразу потрапити до облікової бази. В інтерфейсі БУХЛІК передбачено окремий етап «Перевірити».