Документ Прибуткова накладна використовується для оформлення надходження товарів, матеріалів або інших товарно-матеріальних цінностей на склад організації.
Після проведення документа система збільшує складські залишки за вказаною номенклатурою, складом, кількістю та ціною. Якщо заповнені додаткові реквізити, рух також фіксується за МВО, підрозділом та інвентарним об’єктом.
Основні поля документа
- Дата — дата надходження товарів або матеріалів.
- Контрагент — постачальник, від якого отримано ТМЦ.
- Договір — договір з контрагентом, якщо облік ведеться в розрізі договорів.
- Організація — організація, на яку оформлюється надходження.
- Склад — склад, на який оприбутковуються ТМЦ.
- МВО — матеріально відповідальна особа, за якою закріплюються отримані цінності.
- Підрозділ — структурний підрозділ, до якого належать або передаються цінності.
- Примітка — довільний коментар до документа.
- Сума — загальна сума документа, розраховується за табличною частиною.
Таблична частина “Номенклатура”
У табличній частині зазначаються позиції, які надходять на склад:
- Номенклатура — товар, матеріал або інший об’єкт обліку.
- Кількість — кількість отриманих одиниць.
- Ціна — ціна однієї одиниці.
- Сума — розраховується автоматично як кількість × ціна.
- Інвентарний номер — заповнюється для майна, яке потрібно відстежувати окремо.
- Інвентарний об’єкт — конкретний об’єкт інвентарного обліку, якщо позиція ведеться за інвентарними номерами.
Проведення документа
Після проведення Прибуткова накладна формує рух у регістрі складських залишків:
- збільшує залишок на вибраному складі;
- фіксує кількість і ціну надходження;
- за потреби закріплює ТМЦ за МВО;
- за потреби фіксує підрозділ;
- для інвентарного обліку зберігає інвентарний номер або інвентарний об’єкт.
Коли використовувати
Документ варто використовувати для:
- надходження товарів від постачальника;
- оприбуткування матеріалів на склад;
- введення початкових залишків через надходження;
- приймання обладнання або майна з інвентарним номером;
- оформлення передачі цінностей одразу на відповідальну особу.
Рекомендації
Перед проведенням перевірте, що правильно заповнено склад, організацію, контрагента та кількість у табличній частині. Якщо облік ведеться за МВО або інвентарними номерами, обов’язково заповнюйте відповідні поля, щоб надалі коректно формувалися звіти за відповідальними особами та інвентарними об’єктами.
Коли достатньо інвентарного номера
Вказуйте тільки Інвентарний номер, якщо:
- потрібно швидко зафіксувати номер у документі;
- картка інвентарного об’єкта ще не заведена;
- це разове уточнення для друку або пошуку;
- облік за конкретною одиницею ще не ведеться повністю;
- потрібно тимчасово внести номер, а картку створити пізніше.
Коли потрібно вибирати інвентарний об’єкт
Вибирайте Інвентарний об’єкт, якщо:
- потрібно бачити історію руху конкретного майна;
- майно передається між МВО;
- майно переміщується між складами або підрозділами;
- потрібно контролювати статус: на складі, в експлуатації, списано;
- потрібно формувати звіт за інвентарними об’єктами;
- об’єкт має серійний номер, первісну вартість, дату введення;
- потрібно уникнути дублювання однакових інвентарних номерів.
Рекомендоване правило
Якщо майно є цінним, довгостроковим або має відповідальну особу, створюйте Інвентарний об’єкт.
Якщо це лише допоміжна інформація в документі, можна заповнити тільки Інвентарний номер.
Найкраща практика: для повноцінного інвентарного обліку завжди створювати інвентарний об’єкт, а поле Інвентарний номер використовувати як швидкий номер або дублюючий реквізит для зручності пошуку й друку.