Облік за матеріально відповідальними особами використовується для контролю, у кого фактично знаходяться товарно-матеріальні цінності. МВО може бути співробітник, якому передано товари, матеріали, обладнання або інші цінності під відповідальність.
У документах складського обліку для цього заповнюється поле МВО. Після проведення документа система фіксує рух не лише за складом і номенклатурою, а також за відповідальною особою. Це дозволяє бачити залишки окремо по кожному працівнику.
Основні сценарії:
- надходження ТМЦ на склад із призначенням відповідального;
- видача ТМЦ конкретній МВО;
- передача ТМЦ від однієї МВО іншій;
- повернення ТМЦ від МВО на склад;
- списання ТМЦ з конкретної відповідальної особи;
- формування звіту Залишки за МВО.
Такий облік допомагає швидко відповісти на питання: які цінності закріплені за конкретною особою, де вони знаходяться, коли були передані та якими документами оформлені рухи.
Облік за інвентарним номером
Інвентарний облік використовується для контролю конкретних одиниць майна. Якщо звичайний складський облік показує загальну кількість товару, то інвентарний облік дозволяє відстежувати кожний окремий об’єкт: обладнання, меблі, техніку, інструменти та інші цінності.
Для таких позицій у номенклатурі вмикається ознака Інвентарний облік. Далі для кожної одиниці створюється Інвентарний об’єкт, де зазначаються:
- інвентарний номер;
- номенклатура;
- серійний номер;
- організація;
- склад;
- МВО;
- підрозділ;
- первісна вартість;
- дата введення в експлуатацію;
- статус об’єкта.
У документах руху можна вказувати інвентарний номер або вибирати конкретний інвентарний об’єкт. Після проведення документа система зберігає рух за цим об’єктом у складському регістрі.
Основні сценарії:
- оприбуткування інвентарного об’єкта;
- передача об’єкта на відповідальну особу;
- переміщення між складами або підрозділами;
- передача між МВО;
- списання конкретного інвентарного номера;
- формування звіту Залишки за інвентарними номерами.
Інвентарний облік дозволяє бачити не просто “5 ноутбуків”, а конкретно: який ноутбук, з яким інвентарним номером, у кого він знаходиться, у якому підрозділі, та який його поточний статус.