Документ Видаткова накладна використовується для оформлення вибуття товарів, матеріалів або інших товарно-матеріальних цінностей зі складу організації.
Після проведення документа система зменшує складські залишки за вказаною номенклатурою, складом, кількістю та ціною. Якщо заповнені додаткові реквізити, рух також фіксується за МВО, підрозділом та інвентарним об’єктом.
Основні поля документа
- Дата — дата відвантаження або передачі ТМЦ.
- Контрагент — покупець або отримувач цінностей.
- Договір — договір з контрагентом, якщо облік ведеться в розрізі договорів.
- Організація — організація, від імені якої оформлюється видаток.
- Склад — склад, з якого списуються ТМЦ.
- МВО — матеріально відповідальна особа, з якої списуються або від якої передаються цінності.
- Підрозділ — підрозділ, з якого вибувають або до якого належать цінності.
- Примітка — довільний коментар до документа.
- Сума — загальна сума документа, розраховується за табличною частиною.
Таблична частина “Номенклатура”
У табличній частині зазначаються позиції, які відвантажуються або списуються зі складу:
- Номенклатура — товар, матеріал або інший об’єкт обліку.
- Кількість — кількість одиниць, що вибувають.
- Ціна — ціна однієї одиниці.
- Сума — розраховується автоматично як кількість × ціна.
- Інвентарний номер — зазначається, якщо потрібно зафіксувати номер конкретної одиниці майна.
- Інвентарний об’єкт — вибирається, якщо списується або передається конкретний об’єкт інвентарного обліку.
Проведення документа
Після проведення Видаткова накладна формує рух у регістрі складських залишків:
- зменшує залишок на вибраному складі;
- списує кількість за вказаною номенклатурою;
- фіксує ціну та суму вибуття;
- за потреби списує ТМЦ з конкретної МВО;
- за потреби враховує підрозділ;
- для інвентарного обліку фіксує інвентарний номер або інвентарний об’єкт.
Коли використовувати
Документ варто використовувати для:
- продажу товарів покупцю;
- відвантаження товарів контрагенту;
- передачі матеріалів зі складу;
- вибуття ТМЦ з відповідальної особи;
- оформлення видачі майна або обладнання;
- списання конкретного інвентарного об’єкта через видатковий документ, якщо це відповідає вашій обліковій схемі.
Інвентарний номер чи інвентарний об’єкт
Поле Інвентарний номер використовується, коли потрібно просто зафіксувати номер конкретної одиниці майна в документі.
Поле Інвентарний об’єкт використовується, коли потрібно списати або передати саме конкретну картку майна з довідника інвентарних об’єктів. Це важливо для подальшого контролю історії руху, МВО, підрозділу та статусу об’єкта.
Наприклад:
Інвентарний номер: 12345 Інвентарний об’єкт: Телевізор Samsung, інв. №12345, МВО Петренко
Для повноцінного інвентарного обліку краще вибирати Інвентарний об’єкт, а не лише вписувати номер текстом.
Рекомендації
Перед проведенням документа перевірте, що правильно заповнено склад, організацію, контрагента, кількість і ціну. Якщо ТМЦ обліковуються за МВО або інвентарними номерами, обов’язково заповнюйте відповідні поля. Це дозволить коректно формувати звіти за складами, відповідальними особами та інвентарними об’єктами.