Коли у навчальному центрі кілька десятків студентів, облік оплат ще можна вести у таблицях. Але зі збільшенням кількості груп, договорів і платежів така схема швидко стає незручною: інформація розподіляється між різними файлами, складніше контролювати договори, нарахування та своєчасно помічати заборгованість.

БУХЛІК допомагає пов’язати студентів, договори та фінансові операції в одному робочому процесі — від створення контрагента до формування документів і контролю заборгованості.

Якщо навчальний заклад використовує ЛКЛАУД разом із БУХЛІК, дані студентів можна завантажувати в систему як контрагентів без повторного ручного внесення кожного запису.

Під час імпорту можна:

• вибрати потрібну студентську групу;

• завантажити студентів конкретної групи;

• працювати одразу з усіма групами;

• відфільтрувати студентів за формою навчання;

• окремо вибрати контрактників або бюджетників;

• створити нових контрагентів або оновити вже наявних.

Для навчального центру важливо бачити не просто загальний перелік людей, а розуміти, до якої групи або категорії вони належать. Під час імпорту в БУХЛІК можна вибрати студентську групу та визначити групу контрагентів, до якої будуть завантажені відповідні записи.

У БУХЛІК передбачено окрему роботу з договорами контрагентів. Для договору можна зберігати основні параметри, необхідні для подальшого фінансового обліку.

Під час імпорту студентів у контрагенти можна активувати створення договору та вибрати потрібний шаблон. Це особливо зручно на початку навчання нової групи, коли потрібно одночасно опрацювати значну кількість студентів і підготувати договори за єдиною структурою.

У договорі контрагента передбачено налаштування автоматичного створення рахунків та актів. Періодичність можна визначити відповідно до умов договору.

Одна з найважливіших частин обліку платного навчання — контроль заборгованості. БУХЛІК працює з активними боргами контрагентів і дозволяє сформувати актуальний перелік за визначеними параметрами.

• вибір групи контрагентів;

• визначення дати актуальності даних;

• задання мінімальної суми боргу;

• попередній перегляд сформованого пакета.

Якщо навчальний заклад використовує обидві системи, БУХЛІК може сформувати пакет активних боргів студентів та передати його через API до ЛКЛАУД. Під час підготовки даних можна вибрати інтеграцію, групу контрагентів, дату актуальності та мінімальну суму боргу.

БУХЛІК — коли облік росте разом із навчальним центром

Фінансовий облік студентів — це не лише факт оплати. За ним стоять конкретний студент, група, договір, документи та стан взаєморозрахунків. БУХЛІК допомагає побудувати послідовний процес — від завантаження студентів і створення контрагентів до договорів, рахунків, актів та контролю активної заборгованості.